为规范学院钉钉使用和管理,强化信息传递的及时性、可控性和准确性,提高工作效率,提升学院信息化水平,根据学院实际情况,特制订本管理办法。

一、总则

1.本管理办法所称“钉钉”是指学院当前使用的,由阿里巴巴出品的智能移动办公平台,包括钉钉平台自有应用及学院开通的第三方应用。

2.钉钉为学院专门用于办公的协同办公平台,仅限于办公使用,与工作无关或违反国家法律、政府及学院相关规定的信息与文件不得在钉钉上发布和传递,否则由行为人自行承担相应责任。

3.本管理办法对学院各系部、处室以及学院全体教职员工有约束力。

4.全体教职员工应认真遵守学院保密管理办法、教师职业道德、新时代高校教师行为准则以及与学院签订的《劳动合同书》,不得将在钉钉上获得的任何有关学院及教师个人相关信息及文件擅自透露给学院以外人员。

5.信息被成功发送至接收人账号即产生“送达效力”,等同于发送人将信息当面呈送给接收人;

6.信息经接收人做出查看、下载等具体了解、控制信息的行为即产生“确认效力”,等同于接收人签字确认已接收并知悉所接收的信息;

7.信息经删除、转发、撤销、填写、提交、结束等具体行为即产生“处理效力”,等同于行为人按具体信息显示的内容完成工作,并为此承担相应责任。

二、关于账号

1.凡与学院签订劳动合同且在册的教职员工,以及各系部、处室人员等,均应注册开通钉钉账号,(学生遵循自愿原则,有教学班级管理需要则注册)并加入学院组织架构。

2.注册账号时应用本人经常使用且能正常收听电话、接收短信及连接到网络的电话号码。更换电话号码时,应及时变更钉钉账号绑定的电话号码,无须重新注册账号。

3.账号应当使用本人真实姓名显示,格式为学院统一要求格式(部门+姓名+电话号码),不得修改为非本人真实姓名以外的其他名称或符号。

4.新进入学院的教职员工,在组织人事处确认办理入职手续后,由组织人事处或系部负责人向教职员工本人推送注册账号的信息,教职员工本人根据提示注册账号,并申请加入所属部门。

5.教职员工调整工作部门时,经过组织人事处正式通知后,由所属部门负责人邀请或个人及时申请调整至相应组织架构,并修改完善个人信息。

6.存在下列情况之一的,应及时将账号从学院或下属组织架构中移除:

(一)与学院终止劳动合同关系的;

(二)办理退休手续的;

(三)虽未办理退休手续,但根据学院安排被告内退的;

(四)晋升或调离本单位到其他单位任职的;

(五)其他原因,不再需要在学院组织架构内的。

三、关于登陆

1.凡纳入学院组织架构中的教职员工,在工作时间内必须登陆钉钉账号,无故不得离线,以确保能及时接收及发送工作信息。若因未正常登陆导致延误工作,由该账号教职员工承担相应责任。

2.账号可以通过电脑端或移动端登陆,也可同时登陆,且消息互相即时同步。

3.若不在本人设备上登陆时,离开前应及时退出,避免账号被他人使用。

4.各系部、处室以及相关负责同志以及管理员应当确保账号常在线状态,及时维护并管理群消息。

四、功能使用

学院使用的钉钉平台功能主要包括消息、钉消息、文档、通讯录、云盘、视频会议、OA工作台审批等应用,以及后续开放的其他应用及入口。

(一)消息

1.消息主要用于发送及接收文字、语音以及图片、文档等文件。

2.平台内消息具有状态提醒功能,只要未提示“发送失败”即已成功发送给接收人,点击查看后即显示为“已读”状态。

3.消息接收人未及时查看时,发送人可选择转为“钉消息”,经转为“钉消息”后接收人无故仍不查看并导致工作延误的,接收人根据学院相应制度承担责任。情况紧急的,发送人应当及时电话联系接收人。

(二)钉消息

1.钉消息主要用于将普通消息转为手机短信、电话语音提醒,实现对消息的强化提醒,并可用于部门工作安排、会议及活动预约、个人日程安排等。

2.对于消息接收人未及时查看消息或审批流程中责任人未及时完成审批的,以及其他需要强化提醒消息接收人的,可通过转化钉消息或者直接发送钉消息,收到钉消息的人员,应点击消息进行接收确认,以提升沟通效率。

(三)通讯录

1.通讯录主要用于记录教职员工姓名、联系电话、所在单位、工作岗位及工作状态等信息。

2.通讯录信息涉及电话号码等个人隐私,仅用于学院内部工作联系,不得直接或间接向学院以外人员透露通讯录中记录的他人信息,否则违反《中华人民共和国刑法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国民法总则》以及个人信息保护的法律规定之其他法律规定的,将移交司法机关处理。

(四)钉盘

1.钉钉云盘主要用于存储个人文件、发布公共文件及共享文件。其中“我的文件”由账号本人使用管理,“共享文件”可由教职员工上传需向特定或全体教职员工共享的文件,“企业文件”可由教职员工上传供全体教职员工浏览或下载的文件。

2.上传人员一般不得在“企业文件”中上传容量超大文件,所上传的文件失去使用价值时应及时删除,或经管理员提醒后及时删除。管理员在收到其他人员举报或学院领导指示后,可直接删除。

3.在工作学习交流中不得使用钉盘存储国家、工作等相关秘密。

(五)视频会议

1.视频会议主要用于各部门或教职员工之间进行即时视频+语音沟通,根据钉钉平台的通道入口,一般由部门或者项目负责人发起。

2.各部门应指定专门人员作为视频会议联系人,负责视频会议的调试及会议期间的即时管理;并将联系人应当报送学院办公室备案,联系人变更时,须及时至学院办公室报备。

3.各部门在使用视频会议时应确保网络畅通,会议期间禁止使用办公网络在线观看视频或者下载大容量网络资源。会议尽量使用具备主流配置且运行流畅的计算机,条件具备的可以配置话筒、摄像头等外设,以提升视频会议质量。

(六)OA工作台审批

1.审批主要用于部分工作的在线审批及送阅,包括个人请假审批、用车申请、印章使用及其他审批流程。

2.发起人根据工作需要填写流程所需信息,按照相关管理制度对于具体工作流程的要求,交由相应人员处理。流程办理结束后,发起人应及时保存或者打印纸质流程单存档。

3.收到审批流程后,主办人、经办人、会签人应根据流程要求及时办理,须在当前步骤办理结束的,进行结束流程操作,须其他人员继续办理的,进行转交下一步操作。

4.全体教职员工应经常通过工作台进入OA审批查看工作情况,及时处理本人收到的工作流程;流程各步骤主办人应当随时关注流程进度,及时提醒相应人员办理流程。

5.其他应用或新启用的应用,应当根据应用的使用规则使用。

五、关于管理

1.钉钉办公平台的管理员分主管理员及子管理员。主管理员由学院党政办公室指定人员负责;子管理员根据具体工作需要及领导决定,由主管理员进行设定。主管理员负责协助钉钉专家维护平台的正常运转,负责平台内各应用的授权设置及专业性不强的应用维护。子管理员在授权范围内负责相应应用及功能的维护与管理。

2.在使用过程中严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和学院工作规定,不得在群内发布讨论与工作无关或违反国家法律、政府及学院相关规定的信息与文件,不得在钉钉上发布和传递涉密及敏感信息,否则由行为人自行承担相应责任。

3.规范正确使用钉钉平台,不使用钉盘存储国家秘密;不使用审批功能处理国家秘密;不使用智能会议室功能召开涉密会议;不使用直播功能直播涉密活动;不随意使用脸部识别等功能,以保护生物信息、敏感地理位置、出行信息不泄露。

4.定期组织部门人员学习《中华人民共和国保守国家秘密法》以及《tyc86太阳集团钉钉使用管理暂行办法》,不断强化干部职工保密意识,切实提升保密防范技能。

5.科学规范群管理,按照“谁建群谁负责”“谁管理谁负责”的原则,对内所建群原则上是在学院、系部、处室组织架构下。

6.各部门主要负责同志要对所属群做到底数清、情况明,注重优化整合、切实提高使用率。

7.部门群须由系部、处室主要负责同志担任群主,部门所属群群主应由项目负责或政治素质过硬,责任心强的同志担任,并选定至少1名管理员。

8.规范群成员管理,各管理员严把人员入群审核关,群成员应为我院在职教职员工,其他人员不得加入,定期对群内人员进行核查清理。    

9.加强学院组织构架之外群管理,加强对部门处室成员个人所建群的管理,重点突出对班级群的管理。

10.本管理办法自发布之日起生效。